Организация мероприятий – с чего начать, что должен знать и уметь специалист

Cодержание

В этой статье вы узнаете:

• Cуть профессии
• Что должен уметь
• Что нужно знать
• Где учиться
• Развитие и практика
• Личные качества
• Заключение

Суть профессии

Обязанности организатора мероприятий отличаются достаточно высокой комплексностью. Такой специалист контролирует проведение важных событий для компаний и организаций буквально от начала до конца. Он участвует в разработке идеи и программы мероприятий, а также рассчитывает и распоряжается бюджетом. То есть выбирает и оплачивает площадку, оплачивает занятых специалистов, угощение и многое другое. При этом работают и с большей частью сопутствующей документации.

Что должен уметь специалист

Вполне естественно, что при таком широком круге обязанностей требуется уметь многое:

• коммуникация с клиентами/заказчиками
• подготовка сценария мероприятия
• составление бюджета
• поиск места его проведения
• создание рекламной продукции и/или информирование о нём
• заключение договоров с поставщиками, партнёрами и исполнителями
• согласование работ с заказчиком/клиентом
• контроль проведения события
• составление отчётности и ведение иной документации

Что нужно знать / изучать

Профессия эвент-менеджера требует широкой компетенции, а соответственно и не меньшего числа знаний:

1. Менеджмент. Наука об управлении является обязательным предметом, даже название профессии об этом говорит. Теория этого направления пригодится в целом, как и его ключевые понятия и терминология. Конечно, на некоторые области стоит обратить большее внимание, чем на прочие. Так в работе вам пригодятся знания об управлении персоналом, должность одновременно организационная и руководящая. Кроме того, познакомьтесь с event и project менеджментом, они во многом пересекаются, рассматривая разные уровни организации.

2. Экономика и бухучёт. Работа эта тесно связана с финансами, знания о распоряжении деньгами, их использовании и учёте необходимы. Поэтому вам потребуется изучить такой практический раздел экономики, как бюджетирование. Вы должны понимать в том, как рассчитывать и планировать расходы на мероприятия. В целях формирования представления о работе с финансовой документацией и отчётностью, придётся познакомиться с основами бухгалтерского учёта.

3. Презентация. Подобные навыки тоже необходимы в профессии. Причём речь идёт не только о подготовке визуальных материалов, но и непосредственных навыках специалиста. То есть необходимо умение создавать их, пользоваться проектором и вести разговор с аудиторией, объясняя все тонкости проекта мероприятия.

4. ПО. Практически в любой современной профессии нашли своё применение различные программные средства. Event-менеджеры тоже активно их используют в работе. Нужно хорошо уметь обращаться с ПО типа PowerPoint и его аналогами. Полезно освоить и иные программы из офисного пакета, например, Excel активно используется в бюджетировании, бухучёте и планировании. Дополнительно познакомьтесь с возможностями приложений для управления проектами и CRM-системами.

Где учиться

Самостоятельно:

• Подготовиться к этой профессии по литературе задача скорее всего непосильная. Однако познакомиться с некоторыми профильными дисциплинами и темами вполне возможно.

• Достаточно интересно и подробно о профессии рассказывают на различных видеоканалах. В общем виде представление о такой работе получить можно, хотя эта будут скорее знания по верхам без глубокого понимания.

Курсы:

• Весьма неплохую подготовку по этому профилю могут обеспечить курсы. Они дают и широту охвата тематических материалов, и могут предложить проработку некоторых практических аспектов профессии. Правда за это обучение придётся платить.

• Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.

Список курсов: https://www.rosbo.ru/study/themes/event-menedzhment

Развитие и практика

Даже самая лучшая подготовка не будет актуальной вечно, наоборот знания имеет тенденцию быстро устаревать и потому вам потребуется развиваться дальше:

• Нарабатывайте базу полезных контактов. Хороший организатор мероприятий имеет огромную базу контрагентов, партнёров и просто полезных людей, которые могут помочь в его работе.

• Нужно быть в тренде, при этом разбираться в культуре в целом и быть всегда готовым погрузиться в новую тему. Пожелания заказчиков в плане организации событий могут быть самыми разными. Вы должны суметь предложить им именно то, что требуется.

• Не отставайте от новых технологий. Различные мессенджеры и социальные сети позволяют специалисту быть максимально доступным для клиентов. А многие программы могут помочь вам в работе и с ними тоже лучше продолжать учиться обращаться.

• Большую часть аспектов профессии тяжело освоить без практики. Причём сразу стать подобным специалистом нереально. В начале пути стоит нарабатывать рабочие навыки, а главное устраиваться в компании соответствующего профиля. Работа эта будет скорее всего на начальных позициях, но это весьма полезно для изучения профессии изнутри.

Какие качества нужно развивать

Для этой работы нужны определённые качества, так среди наиболее подходящих:

• Воображение (эта профессия для людей креативных, способных придумать что-то новое и интересное для заказчика)

• Терпение (при этом нужно уметь сосредотачивать внимание не только на увлекательных задачах, занимаясь не самым интересным, но важным трудом)

• Эмпатия (умение понимать чужие запросы и ставить себя на их место будет полезно в этой профессии)

• Коммуникабельность (ваши рабочие обязанности во много завязаны на общении, нужно уметь и любить это делать)

• Внимание (при большом числе задач или работе с цифрами забыть какую-нибудь мелочь проще простого, данное качество поможет этого избежать)

Заключение

Многие компании и учреждения заинтересованы в услугах Event-специлистов. Да на эту должность сложно рассчитывать сразу, но по её достижению вы получаете отличные перспективы.

У вас будут сравнительно неплохие заработки, богатая база контактов в различных сферах и возможность профессионального развития по разным направлениям.