Документооборот – с чего начать, что должен знать и уметь специалист

Они помогают организовать более эффективный документооборот. Поэтому могут быть востребованы практически в каждой сфере бизнесе и государственных органах. При этом компетенция в этом вопросе открывает достаточно много профессиональных направлений.

Содержание

В этой статье вы узнаете:

• Суть профессии
• Что должен уметь
• Что нужно знать
• Где учиться
• Развитие и практика
• Личные качества
• Заключение

Суть профессии

Такой специалист знает о работе с документами очень многое, это и является его сферой деятельности. Он может организовать и наладить систему документооборота на предприятии. Например, занимается учётом и регистрацией входящих документов, а также обеспечивает и контролирует работу служб/решений по поиску и доступу к ним. Сейчас в этой профессии ещё требуются широкие познания в области электронного документооборота.

Что должен уметь специалист

Специалист документовед обладает широкой компетенцией, что позволяет ему заниматься такой работой, как:

• разработка процесса и стандартов документационного обеспечения организации
• их реализация
• оптимизация и упорядочение состава документации в рамках компании
• создание нормативов для сотрудников, в плане работы с бумагами
• внедрение автоматизированных систем управления документооборотом

Что нужно знать / изучать

Готовиться к профессии документоведа непросто, от вас потребуется изучить такие профессиональные области знаний:

1. Делопроизводство. Работа с документацией, основа вашей специализации. Такому специалисту нужно досконально разбираться в том, как подготавливать, регистрировать, систематизировать, хранить и утилизовать подобные бумаги. В рамках данного направления вы познакомитесь с соответствующими теоретическими и практически наработками, а главное стандартами, присущими вашей профессии.

2. Архивное дело. Несколько более полно желательно изучить такой раздел делопроизводства. Надо понимать, какие документы подлежат передаче в архив и сколько времени они должны храниться согласно нормативам. Дополнительно вам пригодятся знания о том, как непосредственно организовать архив и работать с ним, осуществляя поиск и другие операции.

3. Законодательство. Задачи документооборота всесторонне регулируется различными государственными актами, постановлениями и распоряжениями. Документоведу необходимо достаточно хорошо в них разбираться, не просто знать, а понимать в особенностях применения. Также нужно ознакомиться с ГОСТ, в области оформления документов и обеспечения их хранения.

4. ПО. Современному специалисту в обязательном порядке нужны навыки работы с различными офисными приложениями. В частности, это программы Word, Excel, Outlook и подобные им, а также их аналоги. Нужно уметь подготовить документ на компьютере, создать нужный шаблон и оформить его согласно правилам. Некоторое же ПО будет полезно в систематизации документооборота и отчётности.

5. ЭДО. Многие организации сейчас наравне с бумажным ведут или приветствуют внедрение электронного документооборота. Вам надо узнать, как его организовать и поддерживать. Познакомьтесь с современными решениями в области СЭД, типа 1С:Документооборот или подобных комплексов. Также надо ознакомиться с тонкостями применения электронных подписей, стоит узнать и особенности юридического применения таковых.

6. Оргтехника. Работа в области документооборота, предполагает использование различных технических средств. Вам необходимо уверенно пользоваться компьютером и прочей офисной техникой. Например, это различные принтеры, факсы, копиры, шредеры и подобное оборудование. Необязательно уметь их обслуживать, но использовать основной функционал надо уметь.

Где учиться

Самостоятельно:

• Для подготовки к профессии по книгам, придётся воспользоваться различными учебниками. Заниматься так достаточно сложно, нужно внимательно следить, чтобы материалы были актуальны и соответствовали последним законодательным нормам.

• С видеоуроками ситуация несколько проще. Найти свежие материалы вполне возможно и объясняется всё обычно подробно. Однако без дополнительных занятий с литературой и практики, это малопродуктивно.

Курсы:

• Обеспечить максимальный охват учебных материалов и получение практических навыков могут курсы. С их помощью вы получите свежие знания, без лишних и не самых нужных вещей. Дополнит это свидетельство о получении подобного образования. Но придётся выделить время в своём графике на их прохождение и заплатить.

• Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.

Список курсов – https://www.rosbo.ru/study/themes/dokumentooborot

Развитие и практика

Освоив данную профессию, вам не следует останавливаться на достигнутом, а следует продолжать своё развитие:

• Специалисту в области документооборота надо всегда следить за нормативно-правовой базой. Она подвержена периодическим изменениям и вам надо о них знать.
• Знакомьтесь со средствами ведения электронного документооборота и другими новинками. Да ваша сферы работы достаточно устоявшаяся, но и она сейчас меняется. Постарайтесь не отставать от текущих трендов.
• Лучше всего найти работу по данному профилю. Практические навыки нарабатываются и совершенствуются только тогда, когда вы их реально используете.

Какие качества нужно развивать

Чтобы быть хорошим документоведом, следует иметь склонность к бумажной работе и обладать такими качествами:

• Аккуратность (с документами всегда надо обращаться соответствующе, не допуская помарок или иной их порчи)
• Внимательность (надо обладать хорошим вниманием, умея концентрироваться на деталях в бумагах)
• Терпение (многие задачи документоведа требуют именно этого качества в исполнении, когда подолгу приходится заниматься однообразной работой)
• Память (должностные инструкции, акты, постановления, стандарты и много чего ещё надо помнить такому специалисту, причём информация там представлена в достаточно сложной форме)

Заключение

Специализация документоведа даёт широкие возможности для трудоустройства. Ваши навыки будут вполне востребованы там, где есть документооборот, то есть практически везде. При этом перспективы данного направления пока вполне неплохи. Несмотря на всю цифровизацию, специалисты по ведению документооборота останутся востребованы, просто их навыки тоже отчасти перейдут в электронную сферу.